Comment rester organisé en tant que nouvel agent immobilier ?

En tant qu’agent immobilier, vous pourriez avoir plusieurs affaires en cours à un moment donné et vous pourriez entretenir de nombreuses relations avec des clients en arrière-plan. Lorsque votre carrière comporte autant de pièces mobiles, il est important de rester aussi organisé que possible.

Espérons qu’à notre époque, vous faites la plupart des choses numériquement. Si vous préférez les carnets et les planificateurs en papier, ce n’est pas grave, mais la tenue de dossiers numériques peut vous faciliter la vie.  

Organisez vos contacts immobiliers 

La plupart des agents immobiliers portent un smartphone partout où ils vont. Chaque fois que vous rencontrez une nouvelle personne, entrez immédiatement ses informations dans la liste de contacts de votre téléphone. Vous serez en mesure de trouver les informations en quelques secondes, que vous soyez à votre bureau ou sur la route. 

Une autre façon de garder vos contacts organisés est d’utiliser un système de gestion de la relation client (CRM). Il existe de nombreuses options CRM et certaines ont des options gratuites très utiles. Les points de prix varient, selon le nombre de contacts que vous avez et la façon dont vous prévoyez d’utiliser leurs informations. 

Les CRM peuvent bien s’intégrer à votre courrier électronique et à votre système de gestion des affaires, de sorte que vous pouvez facilement garder une trace de chaque conversation que vous avez avec un client. Cela vous sera utile pour vous souvenir des détails concernant les gens, si vous ne leur avez pas parlé depuis un moment ou lorsque vous devez rechercher des informations spécifiques à une affaire. Ils sont également un excellent moyen de gérer vos campagnes de marketing. 

Utilisez aol mail pour organiser votre messagerie de professionnel de l’immobilier.

Organisez vos documents 

Les agents immobiliers ont souvent plusieurs choses à faire à la fois. Puisque les erreurs mineures peuvent faire fuir les clients et les erreurs graves pourraient entraîner des poursuites judiciaires, assurez-vous de garder vos documents en ordre.  

Vous devrez peut-être essayer quelques stratégies d’organisation avant de vous fixer sur le système qui fonctionne le mieux pour vous. Si vous êtes chanceux, votre bureau ou votre équipe vous mettra en place, mais la plupart des agents doivent se débrouiller seuls. Voici quelques idées pour vous aider à démarrer :

• créez un système de classement qui a du sens pour vous afin que vous l’utilisiez ;
• débarrassez votre bureau à la fin de chaque journée ;
• créez une liste de contrôle pour recueillir toutes les informations et tous les documents dont vous avez besoin pour la conformité ;
• créez des listes de contrôle de processus pour vous guider dans les étapes de votre travail.

Organisez vos dossiers 

Certains agents choisissent de travailler depuis leur bureau, gardant les appels téléphoniques, les courriels et les documents tous au même endroit avec un seul ordinateur de bureau sécurisé.  

Vous pourriez préférer travailler à partir de divers endroits comme la maison, le bureau, les cafés ou votre voiture. Si c’est le cas, le stockage en nuage s’avérera très utile.  

Que vous utilisiez MS Office, Google Drive ou le Cloud de votre société de courtage, assurez-vous que tous vos documents sont stockés en toute sécurité et bien organisés. En ligne, utilisez des dossiers de fichiers et créez un système de dénomination cohérent afin de pouvoir retrouver les fichiers au pied levé.  

Organisez votre courrier électronique 

Serez-vous l’agent complètement submergé par plus de 10 000 courriels ou celui qui vise le zéro boîte de réception chaque jour. Il y a de fortes chances que vous soyez quelque part entre les deux.  

Pour garder le dessus sur les courriels, utilisez des règles et des filtres, dans votre programme de messagerie, pour séparer les courriels promotionnels des messages professionnels importants. Essayez de vérifier vos courriels seulement à 2-3 moments désignés dans la journée. De cette façon, vous pouvez les traiter immédiatement, sans distractions. 

Planifiez à l’avance 

Les gourous de la gestion du temps disent que le travail s’étendra dans le temps que vous lui accordez. En gardant cela à l’esprit, la planification est essentielle ! Dans ce secteur, nous devons être flexibles, parce que des engagements sensibles au temps surgiront, mais vous devriez toujours établir des limites. 

Certaines personnes bénéficient vraiment du blocage du temps, où vous programmez certaines tâches à des moments précis. Par exemple, faites tous vos appels clients de 9 h à 11 h chaque matin ou réservez le lundi matin pour répondre aux courriels et planifier votre semaine. Le regroupement des tâches permet d’accomplir plus facilement les choses sans changer d’objectif.